Secrétaire administratif H/F

Centrale Innovation, filiale de valorisation des Ecoles Centrale de Lyon, Nantes et Méditerranée, recherche un.e secrétaire administratif.ve pour un poste basé à Ecully (69).

MISSIONS

La personne recrutée aura les missions suivantes, effectuée sous la responsabilité de la Présidente du Directoire :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que la réception du courrier,
• Organiser et suivre les interventions des prestataires extérieurs au sein du Centre Scientifique Auguste Moiroux (CSAM),
• Être un appui aux Ressources Humaines dans la gestion administrative des dossiers,
• Être un appui au pôle financier et comptable dans la gestion administrative des actes,
• Assurer les commandes de la structure administrative pour les achats courants, gestion des différents stocks.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de Centrale Innovation et du Centre Scientifique Auguste Moiroux (CSAM), réceptionner, collecter et traiter le courrier et les colis, assurer la liaison du courrier interne quotidienne entre Centrale Innovation et l’Ecole centrale de Lyon, envoyer les colis par transporteurs ;
• Recueillir et traiter les demandes des locataires du CSAM, communiquer sur les périodes de fermeture de l’accueil,; assister aux réunions du CSAM, être référent sur le matériel mis à disposition des locataires (machine à affranchir et photocopieur) ; enregistrer et suivre les réservations des salles de réunion ;
• Organiser et suivre les interventions des prestataires du CSAM : créer les bordereaux d’intervention, planifier les entretiens annuels, être le référent des prestataires lors des interventions dans le bâtiment ;
• Mettre en ligne les annonces de recrutement, assurer les actes liés aux entrées et sorties des collaborateurs, le suivi, des visites médicales, mettre à jour le registre du personnel, gérer l’affiliation et la radiation des organismes de mutuelle et de prévoyance, etc.
• Scanner les factures fournisseurs reçues au courrier et les classer, fusionner les bons de commandes et les factures correspondantes pour les immobilisations, collecter les factures reçues en ligne sur les différents espaces clients des fournisseurs de la société, scanner et enregistrer les notes de frais traitées lorsqu’elles concernent des contrats Européens ;
• Réaliser les achats courants de la structure administrative (papeterie, quincaillerie, plateaux repas, café…), gérer les stocks de papeterie, quincaillerie, pharmacie, et émettre les bons de commande correspondants.

PROFIL RECHERCHE

De formation BAC à BAC+2 dans la gestion administrative / secrétariat, nous acceptons les débutants sur ce poste.

COMPETENCES

• Techniques : Excel, Word, Internet,
• Organisationnelles : respect des échéances, gestion de plusieurs tâches en simultané. Être rigoureux, méthodique et organisé est indispensable ;
• Relationnel : être disponible, avoir le sens du relationnel, être autonome et avoir le sens de l’initiative.

TYPE D’EMPLOI

Poste à pourvoir dès que possible,

Localisation : Ecully (69),

Type de contrat : CDI,

Horaires : 38 heures réparties sur 5 jours, avec 16 jours de RTT,

Salaire : selon profil et expérience.

PROCESSUS RECRUTEMENT

Enregistrement de la candidature (lettre de motivation + CV) sur le site : https://centraleinnovation.recruitee.com/o/secretaire-administratif-hf

Réception des candidatures jusqu’au 12/05/2024.

Pré-sélection sur dossier puis entretien avec les candidats retenus.

https://www.centrale-innovation.fr/index.html